Saltar Menú e ir a contenido de la página
Accesabilidad Universal
Reducir texto
Aumentar texto
Contraste

CONADI

Menú Principal

Política de comunicación interna institucional

 

Una política de comunicación interna institucional, resuelve cómo hacer que el Plan Estratégico Institucional y sus principales líneas de trabajo, acción, intervención o gestión tengan aliados externos e internos que compartan los objetivos institucionales, de modo de proyectar la credibilidad, confianza y resultados de gestión de la Corporación, alinea a los equipos, ordena las actuaciones públicas comunicativas, define lo que se debe hacer en materia de comunicaciones corporativas, establece principios y valores, actores y sus roles y genera un ambiente favorable al logro de los objetivos organizacionales.

La política de comunicación interna institucional, requiere de una clara definición de los roles y responsabilidades de quiénes abordarán la implementación, y esta la definición de roles requiere se determine, documente y formalice su aprobación, con la definición del rol y las tareas que se asignarán a los funcionarios que estarán a cargo del proceso de comunicación interna institucional, en materias referidas a la coordinación, desarrollo, supervisión y monitoreo de las estrategias y del plan de comunicación interna institucional, canales de comunicación y consulta, así como la identificación y reporte oportuno de las dificultades que pudieren surgir en relación con la gestión del proceso de comunicaciones internas institucionales, que permita recomendar y promover las soluciones que sean pertinentes y adecuadas.

 

I.- ROL LEGAL, MISIÓN INSTITUCIONAL Y OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA CONADI

La Corporación Nacional de Desarrollo Indígena (CONADI) es una institución chilena, creada en 1993 por medio de la Ley Indígena 19.253, que tiene como objetivos la promoción, la coordinación y la ejecución de la acción estatal de los planes de desarrollo de las personas pertenecientes a los pueblos indígenas de Chile.

Depende administrativamente del Ministerio del Desarrollo Social y su sede principal está en la ciudad de Temuco. Tiene dos subdirecciones nacionales: Temuco para las regiones del Biobío, La Araucanía, Los Ríos y Los Lagos, e Iquique para las regiones de Arica –Parinacota, Tarapacá y Antofagasta y las Oficinas de Asuntos Indígenas de San Pedro de Atacama, Isla de Pascua, Santiago y Punta Arenas.

La Corporación Nacional de Desarrollo Indígena tiene como misión promover y proteger los derechos de los pueblos originarios, para su reconocimiento en la sociedad y su desarrollo cultural, social y económico, a través de la coordinación del accionar del estado y la ejecución de políticas y programas, en la perspectiva de resolver las necesidades de las comunidades y familias indígenas rurales y urbanas, con participación y pertinencia en la diversidad cultural y territorial, la que se operacionaliza a través de los siguientes objetivos estratégicos:

  • Promover y proteger los derechos y el patrimonio de los pueblos indígenas, impulsando modificaciones a la normativa vigente, para el cumplimiento pleno del Convenio 169, garantizando, mediante la información, el diálogo y mecanismos de consulta, su participación en las decisiones sobre las medidas legislativas y/o administrativas susceptibles de afectarles directamente.
  • Coordinar y asesorar el trabajo intersectorial para mejorar la pertinencia cultural de la política pública y complementar recursos sectoriales y regionales, para financiar y ejecutar programas y proyectos que satisfagan las demandas de los pueblos indígenas y sus territorios.
  • Desarrollar y ejecutar una política pública indígena y una oferta programática rural y urbana, que contribuyan integradamente al buen vivir, en sus aspectos económico, social y cultural, de las comunidades, familias, hombres y mujeres indígenas más vulnerables.
  • Mejorar el acceso, cobertura, oportunidad y calidad del servicio entregado a los/as ciudadanos/as indígenas, en todos los espacios de atención, mediante la mejora continua de los procesos, la optimización de los recursos y el desarrollo capital humano institucional.

Para apoyar el cumplimiento de la misión y de los objetivos estratégicos institucionales y asegurar el máximo nivel de satisfacción con sus clientes, la CONADI se compromete a:

  • Mejorar continuamente la eficacia en la gestión de sus procesos de comunicación interna institucional, contribuyendo al cumplimiento de sus objetivos, políticas y metas institucionales y gubernamentales.
  • Crear un ambiente de trabajo que facilite la promoción de la calidad al interior de CONADI, promoviendo un estilo de comunicación interna institucional, abierto y participativo entre directivos y funcionarios.
  • Desarrollar y mejorar las competencias y las buenas prácticas de los funcionarios mediante programas de capacitación y formación, basados en las necesidades comunicación interna institucional, para el cumplimiento de sus objetivos, permitiendo, además, el desarrollo profesional y personal de los funcionarios.

En este marco estratégico la “comunicación interna”, la conforman todas las relaciones y acciones destinadas a coordinar a individuos interrelacionados dentro de la institución en los procesos institucionales para conseguir objetivos en común, que han sido definidos institucionalmente y que están validados por la autoridad, disminuyendo los riesgos ante amenazas eventos de comunicación e información bajo el alcance de esta Política.

II.- OBJETIVOS DE LA POLITICA DE COMUNICACIONES INTERNA

OBJETIVO GENERAL

Propender a una adecuada comprensión de la labor y facultades de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena (CONADI) y fortalecer la identificación de los equipos internos con la institución, con el fin de elevar los niveles de confianza en la gestión de la Corporación y, con ello, colaborar en la facilitación del cumplimiento de su rol legal y de su misión.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Mejorar el conocimiento y comprensión de la labor y las facultades con que cuenta Corporación Nacional de Desarrollo Indígena (CONADI), entendiendo que existen distintos grados de profundidad, relevancia y urgencia de las interacciones y actuaciones internas  y públicas.

Mejorar el alineamiento institucional de los equipos de trabajo internos, mediante la adhesión a los principios, estrategias y responsabilidades emanadas de la comunicación de las actuaciones públicas de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena (CONADI), con herramientas comunicacionales validadas y estandarizadas.

III.- PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA DE COMUNICACIONES

La política de comunicación interna es una herramienta coadyuvante de la gestión, cuyo fin es mejorar el conocimiento interno respecto del rol, facultades y alcance de Corporación Nacional de Desarrollo Indígena (CONADI) en el marco de la Ley 19.253 y de la Administración Pública del país.

De esta forma, la La política de comunicación interna institucional se sustenta en principios que guían la acción coordinada y disciplinada de los miembros de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena, para asegurar la confianza que el país debe tener en las comunicaciones institucionales que dan cuenta del desarrollo de su gestión. En este contexto, las comunicaciones de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena  son:

Abiertas, porque al ser un organismo público, regido por la Constitución y las leyes, tiene el deber de mantener sus actuaciones a la luz del escrutinio público –en el marco que la ley y la reglamentación lo establezcan-, sujeto siempre al cumplimiento de las normas vigentes y a la legítima demanda de la opinión pública.

Transparentes, porque es un organismo cuyas actuaciones, resoluciones y directrices no guardan ninguna razón de reserva, que no sean las que establece la ley en el cumplimiento estricto del mandato legal. Esto incluye además lo que la autoridad institucional defina respecto de las líneas de comunicación interna, destinadas a satisfacer las necesidades comunicacionales de sus funcionarios.

Oportunas, porque entendemos que la sociedad requiere ser debidamente informada de las consecuencias y efectos que el proceso de persecución penal puede tener en el debate de políticas públicas y en los procesos de toma de decisiones relevantes para el país.

Formales, la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena es una institución pública y sus acciones están debidamente reglamentadas y bajo escrutinio de los organismos que la ley fija para estos efectos. Son por este entendido, siempre comunicaciones oficiales.

Con enfoque de derechos, porque pone en el centro de su acción a las personas, promueven el respeto a los derechos humanos, la promoción de la paz social y la democracia, la estabilidad social y el respeto a la ley.

IV.- SISTEMA DE COMUNICACIONES

El sistema de comunicaciones de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena está constituido por:

  • La Unidad de Comunicaciones (nivel nacional)
  • Asesores de Comunicaciones (nivel regional y Programa Chile Indígena según corresponda)

Son funciones de La Unidad de Comunicaciones a nivel nacional:

  • Asesorar al Director Nacional en la gestión de las comunicaciones.
  • Mantener la coordinación con los Asesores de Comunicaciones de las Subdirecciones Nacionales, Direcciones Regionales en los ámbitos de su competencia.
  • Coordinar la relación institucional con áreas de comunicaciones de otras entidades, públicas y privadas.
  • Mantener la interlocución de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena con los medios de comunicación.
  • Definir y ejecutar la línea editorial y la edición de contenidos del sitio web institucional y de las redes sociales institucionales.
  • Diseñar y ejecutar actividades institucionales de convocatoria masiva, resguardar el protocolo institucional y la correcta aplicación y uso de la imagen corporativa.

Los encargados del área en el ámbito regional asesoran a los  Subdirectores Nacionales, Directores Regionales en la planificación y gestión de planes locales de comunicaciones, gestión de prensa, publicación de contenidos en sitios de intranet, diseño y producción de eventos, participación en actividades públicas, correcto uso de la imagen institucional y protocolo.

Los profesionales de comunicaciones del nivel central y del regional cumplen un rol estratégico en la ejecución de la política y de la estrategia institucional de comunicaciones, tarea cuyo desempeño requiere que sean oportunamente incorporados en el análisis de escenarios comunicacionales.

V.- LOS CANALES DE COMUNICACIÓN Y EL LENGUAJE,

Canales de comunicación

Siendo las comunicaciones de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena, abiertas, transparentes, oportunas, formales y oficiales, los canales de divulgación de su quehacer son de conocimiento público. Son medios de difusión oficiales:

  • Las cuentas públicas anuales del Director Nacional, de los Jefaturas Regionales
  • El sitio web institucional.
  • La intranet nacional.
  • El correo electrónico institucional
  • El correo electrónico corporativo (principal canal de difusión masiva interna)
  • Las publicaciones oficiales.
  • Los comunicados y declaraciones de prensa.
  • Las declaraciones de los voceros oficiales de la Corporación Nacional de Desarrollo, o de quienes hayan sido delegados en esta función, en conferencias de prensa, puntos de prensa, entrevistas y en cualquier actividad pública en la que actúen como expositores en su calidad de funcionarios de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena.
  • Las publicaciones en redes sociales que la Unidad de Comunicaciones haya sancionado.

El lenguaje:

La Corporación Nacional de Desarrollo Indígena busca que su acción y su gestión sean ampliamente comprendidas por la sociedad civil y por todos los aliados, grupos de interés y organismos con los cuales debe relacionarse y fundamentalmente por sus funcionarios.

Es por esto que para la Corporación es esencial que su comunicación sea afable, cordial, explicativa, pedagógica e inclusiva.

Propendemos al uso respetuoso del lenguaje de modo de atender a la dignidad de las personas y de las instituciones que están expuestas a nuestros mensajes.

VI.- MODO DE OPERACIÓN DE LA POLITICA DE COMUNICACIONES INTERNAS

Las comunicaciones internas son un componente central de la Política de Comunicaciones la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena y, consecuentemente, se sostienen sobre los mismos principios de transparencia, oportunidad y formalidad, en el marco de la búsqueda de adhesión, identificación y compromiso de los equipos de trabajo con las orientaciones y objetivos institucionales.

El logro de este compromiso requiere que las jefaturas ejerzan la responsabilidad de mantener una adecuada y fluida transferencia de información hacia todos los niveles y estamentos, respecto de los objetivos y directrices que guían el quehacer de la Dirección; como de los equipos de trabajo de interesarse y mantenerse informados.

En ese contexto, la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena resguarda la divulgación por canales internos de información clara y oportuna sobre los lineamientos institucionales, con el fin de contribuir al buen clima laboral y facilitar el cumplimiento del rol legal y de la misión corporativa. Esta directriz comunicacional comprende tanto la relación con los distintos estamentos de la institución, -sean directivos, profesionales, administrativos, técnicos o auxiliares-, como con las diversas asociaciones gremiales de funcionarios.

  • Jefaturas y funcionarios, cuya relevancia estratégica y operativa para el logro del rol legal y de la misión institucional de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena requiere de una adecuada, prioritaria, oportuna y fluida información, a través de canales formales, sobre los objetivos, directrices y decisiones institucionales que guían la gestión de la Corporación y los resultados de su desempeño
  • Asociaciones de Funcionarios, cuya relevancia estratégica en tanto representantes de los funcionarios, requiere de una adecuada, prioritaria, oportuna y fluida información, a través de canales formales.

Son tareas de la comunicación interna:

  • Disponer de canales formales, permanentes, flexibles y suficientes de información, sobre los temas relevantes para cada miembro de la institución, de acuerdo a su posición y responsabilidades en la estructura funcionaria, reduciendo así la incertidumbre frente a las acciones que lleve adelante la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena.
  • Asegurar el debido conocimiento de los objetivos estratégicos institucionales y de las diversas políticas que se sancionen a nivel central, dando certezas que fortalezcan la gestión de los equipos internos y la cultura colaborativa, en torno a propósitos transversales de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena.
  • Disponer de una comunicación definida y establecida previamente de aquello que se establezca como institucionalmente relevante de manera que se constituyan en hitos de participación común de los funcionarios y jefaturas.

Las comunicaciones internas de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena, se desenvuelven en dos niveles simultáneos:

Plano estratégico, orientado a la divulgación de los lineamientos de las Definiciones Estratégicas Institucionales, con el fin de asegurar que sean conocidos por todos los miembros de la organización e incorporados como eje central del quehacer institucional. El Director Nacional del Servicio y la Unidad de Comunicaciones, junto al departamento o unidad que el Director Nacional segunda defina, elaborarán el plan anual de comunicaciones internas de estos contenidos, en cuyo diseño se considerará la efectiva participación de los equipos directivos de todo el país en la difusión regional y la rendición de una cuenta anual, de las acciones realizadas.

Plano operativo, orientado a la difusión entre los equipos internos de todas aquellas materias relacionadas con las áreas de recursos humanos relevantes para el ejercicio de las labores diarias o para la vida funcionaria. Los contenidos y canales de divulgación serán definidos por la Unidad de Comunicaciones en acuerdo con la Unidad de Desarrollo de las Personas y con los Asesores Regionales de Comunicaciones.

Los avisos, carteles y todo tipo de información impresa, sujeta a publicación, de carácter externo y/o interno, deberá siempre ser colocada en diarios murales, evitando su colocación en paredes, puertas, ventanas, marcos de ventanas, escritorios, divisiones de oficinas, entre otros. Esta medida es aplicable para la Dirección Nacional, direcciones regionales y oficinas de asuntos indígenas. Los diarios murales de la Dirección Nacional serán administrados por la Unidad de Comunicaciones, y en regiones por las jefaturas responsables de cada Unidad Operativa.

 

VII.- CONDUCCIÓN, ROLES Y RESPONSABILIDADES:

ROL

RESPONSABILIDADES

El Director Nacional de la CONADI o quien lo subrogue

Se compromete a liderar el proceso de gestión de la política de comunicación interna en el servicio, proporcionando para ello la orientación necesaria a los directivos nacionales, territoriales y funcionarios con algún grado de responsabilidad que se encuentran bajo su autoridad; como jefe del servicio, incentiva y supervisa el proceso; es responsable de la vocería del servicio, de sancionar las políticas y estrategias diseñadas para tal fin.

El Director Nacional de la corporación y su equipo directivo deberán ser las responsables de promover la comunicación formal entre el personal bajo su cargo y los distintos departamentos que conforman la Corporación, garantizando la transparencia y puertas abiertas.

El Director Nacional de la corporación y su equipo directivo serán los encargados de liderar el proceso de comunicación y monitorear que estos se lleven a cabo según su diseño. 

 

Los directivos, jefaturas y funcionarios de las Unidades Operativas y de la Dirección Nacional.

Son responsables de conocer y cumplir la política de comunicación interna institucional y políticas específicas, procedimientos y normativas que pudieran derivar de esta y se comprometen a revisarlas, proponer mejoras y definir su alcance.

Implementación de las soluciones y herramientas que demanden la Estrategia de Comunicaciones en lo referido a las comunicaciones.

Implementar las normativas establecidas en el Manual de Imagen Corporativa, a fin de unificar e identificar una misma imagen gráfica a nivel nacional.

Apoyar oportunamente a la Unidad de Comunicaciones cuando ésta requiera los insumos informativos necesarios para incorporarlos en las distintas herramientas comunicacionales internas y externas administradas por dicha Unidad.

La aprobación de cualquier cambio a los procesos establecidos en este documento, será responsabilidad exclusiva del encargado de la unidad o jefe del departamento respectivo, el que deberá quedar debidamente documentado, considerándose incumplimiento, uso indebido.

Unidad de Comunicaciones

Asesorar al Director Nacional, a la Dirección Ejecutiva y Unidad de Desarrollo de las Personas, en la definición de las áreas de interés de la Comunicación Interna y recomendar las mejores prácticas para el funcionamiento de los mecanismos de difusión interna. Estos mecanismos deberán ser plasmados en la Estrategia de Comunicaciones.

Coordinar con otros departamentos, unidades y reparticiones internas de la Corporación Nacional de Desarrollo Indígena la colaboración y cogestión de canales pertinentes y suficientes que aseguren los objetivos en materia de comunicación interna.

Poner a disposición de todos los/as funcionarios/as los formatos de comunicación interna corresponderán a: memos, providencias, resoluciones, correos electrónicos, para lo que desarrollar un Manual de Imagen Corporativa, y formatos de documentación corporativa, los que serán establecidos a nivel institucional para normar aspectos relacionados con el sistema de comunicación interna.

Producir, diseñar, administrar, actualizar, los soportes comunicacionales internos, como: correos electrónicos informativos, revistas, boletines electrónicos o impresos, dípticos, afiches, señalética, folletos, videos, mensajes de espera telefónica, o cualquier otra herramienta que sea necesaria implementar para fortalecer la gestión informativa e imagen institucional en coordinación con la Unidad de Planificación y Control de Gestión.

Proponer al Comité de Seguridad de la Información, la definición del enfoque comunicacional, estructura, contenido y diseño del sitio web de la Corporación, en coordinación con las normas gráficas entregadas por el Gobierno de Chile y el Ministerio de Desarrollo Social y derivar el soporte a la Unidad de Informática, una vez Comité de Seguridad de la Información, aplicando la normativa del Sistema de Seguridad de la Información.

Brindar apoyo a las unidades y oficinas que así lo requieran, en cuanto a redacción, diseño, edición y gestión de envío de cualquier mensaje que se desee divulgar interna o externamente por vía electrónica o impresa.

 

Unidad de Desarrollo de las Personas

 

 

Responsable de difundir la misión, visión y objetivos estratégicos, a fin de que todo el personal conozca nuestro marco estratégico. Esta información deberá ser ubicada en un lugar visible y accesible para todo el personal y visitantes.

Responsable de promover los objetivos estratégicos a nivel de todo el personal.

Responsable organizar y ejecutar actividades de integración, motivación y recreación, con la finalidad de fomentar los valores institucionales, familiares y sociales, con el fin de aportar a la fidelización y motivación

Responsable de definir las casillas de correos electrónicos institucionales del personal y derivar el soporte a la Unidad de Informática, una vez que el personal se encuentre contratado, aplicando la normativa del Sistema de Seguridad de la Información.

Fiscalía

Deberá poner a disposición del personal la accesibilidad de comunicación, anónima y/o confidencial, para los cuales se deberán utilizar los formatos contenidos en el Código de Ética de la corporación.

La unidad de Planificación y Control de Gestión.

Deberá comunicar el grado de cumplimiento de metas y objetivos organizacionales, mediante procedimientos u/o documentación interna formal.

Deberá implementar mecanismos de control a través de diferentes técnicas de evaluación, para verificar el estado actual de los procesos comunicacionales internos, a fin de minimizar las amenazas y debilidades del sistema de comunicación de la Corporación.

La Unidad de Planificación y Control de la Gestión deberá velar por el cumplimiento de la normativa de Seguridad de la Información, aprobada por el Comité de Seguridad de la Información en materia de comunicación electrónica.

Unidad de Informática.

Otorgará el soporte técnico relacionado con el sitio web de la Corporación aprobado por el Comité de Seguridad de la Información.

Otorgará el soporte técnico relacionado las casillas de correos electrónicos institucionales aprobadas por la Unidad de Desarrollo de las personas y en su defecto por el Director Nacional a través del Jefe de Gabinete, de acuerdo a procedimiento establecido y aprobado por el Comité de Seguridad de la Información.

Otorgará el soporte técnico relacionado con las videoconferencias, de acuerdo a procedimiento establecido y aprobado por el Comité de Seguridad de la Información.

Velar por el cumplimiento de la normativa para Uso de Correo Electrónico Institucional, aprobado por el Comité de Seguridad de la Información.

El personal de la corporación.

Deberá tener accesibilidad a la Dirección Nacional y Jefaturas, para brindar sus opiniones o sugerencias a favor de la gestión institucional a través de canales formales.

Deberá respetar los canales de comunicación establecidos, de acuerdo a los conductos regulares planteados en la estructura organizacional de la Corporación.

Deberá tener la responsabilidad de evitar la comunicación informal que afecte al clima organizacional, a fin de erradicar el rumor y la desconfianza.

Deberá tener accesibilidad de comunicación, anónima y/o confidencial, para los cuales se deberán utilizar los formatos contenidos en el Código de Ética de la corporación.

Tendrá tiene acceso al correo electrónico y deberá ser responsable de administrar correctamente su uso, con la emisión de mensajes de interés institucional, conteniendo un lenguaje de respeto y cordialidad.

 

VIII.-  ALCANCE

El alcance de la política de comunicación interna institucional es para todos los directivos y funcionarios de la CONADI además compromete al personal externo que presta algún servicio en la institución, cualquiera sea su calidad contractual ya que la política de comunicación interna institucional.

IX.- EVALUACIÓN Y REVISIÓN

La política de comunicación interna institucional y sus políticas específicas, procedimientos y normativas se revisarán anualmente como máximo, o en su defecto, en caso de que ocurran cambios significativos en el servicio.

X.-  MECANISMO DE DIFUSIÓN

La Política de comunicación interna como los procedimientos específicos, se difunde a través de correo electrónico institucional masivo que se envía a todo el personal de la institución, Circular con Resolución Exenta que aprueba la Política por parte del servicio, y también mediante la publicación de la versión vigente en la página web institucional, cuya dirección es: http://www.conadi.gob.cl

XI.- INCUMPLIMIENTO, USO INDEBIDO Y DENUNCIAS

  • La Unidad de Comunicaciones, como responsable del monitoreo del cumplimiento de la presente política informa al Director Nacional respecto de los incumplimientos registrados y es responsabilidad de la Dirección Superior de la CONADI la adopción de medidas administrativas en dichos casos.
  • Las jefaturas y los encargados de los Departamentos y Unidades de la Dirección Nacional, las Subdirecciones Nacionales, las Direcciones Regionales y Oficinas de la CONADI del país, informan Unidad de Comunicaciones, o en su caso, a la Dirección Superior del servicio, sobre eventuales impedimentos para el cumplimiento de la presente política.
  • Al detectar un uso indebido, se debe notificar inmediatamente a la Unidad de Comunicaciones,  y cuando corresponda, se deberán seguir los procedimientos locales de denuncia, si por cualquier motivo no se puede notificar a la Unidad de Comunicaciones, se puede presentar la denuncia de incumplimiento a su jefatura directa.

XII.- ENMIENDA, MODIFICACIÓN

La Unidad de Comunicaciones en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos, evaluará íntegramente la presente normativa, una vez al año o cuando ocurran cambios significativos en el servicio, de ser necesario se enmendará o modificará.